42 возможных проблемы при организации мероприятия

04.02.2016
Задача организатора мероприятий предвидеть проблемы и решать их по мере поступления. Легко сказать, но что делать при отключении электричества или драке?

В статье множество внезапных ситуаций и варианты предовратить неприятные последствия. Рекомендую прочитать статью всем, кто хочет получать отличные отзывы о своих событиях!

До мероприятия:

Не приходят заявки с сайта

Необходимо проверять регистрацию каждый день.


Нет участников на событии 

Планировать рекламу, анонсы, PR, использовать приём: "завтра дороже чем сегодня"


Телефон не отвечает 

Переадресация на ваш телефон. IP телефония. 


Большая форма регистрации на мероприятие 

Сократить до нескольких полей: имя, фамилия, телефон, электронная почта. Регистрировать участников с помощью формы, которая пояляется частями.


Сделай мероприятия за 1 день или нереально короткий срок

Отказаться от организации. Для небольших событий подготовка составляет несколько недель. Большие мероприятия лучше готовить полгода. 


Такое же мероприятие прошло недавно

Нужно мониторить рынок.

Проанализировать прошедшие события и сделать лучше / дешевле. 

Приехал знаменитый человек - дороги перекрыты

Медитировать... переносить или постараться пригласить на свое событие. 


Слетели договоренности 

Всегда должен быть План Б. Заранее забронировать несколько вариантов партнеров. Выходить на связь с партнёрами до мероприятия чтобы держать руку на пульсе. 


Поссорились организаторы и сделали идентичные мероприятия

Отвезти в бар. Нанять психолога. 


Спикеры не приехали 

Использовать План Б. устроить доклад по Skype и видеосвязи.


Один из организаторов болеет 

Найти замену. Всегда нужно знать, что делает каждый из команды. Не завязывать процесс на одном человеке. Хранить все документы в Облаке. 


Карантин

Придумать дополнительные меры безопасности для участников мероприятия: чай с лимоном, антибактериальные лампы. Доносить информацию до гостей заранее. 


Резкая смена погоды

Подготовить дождевики, зонты, пледы. Предупреждать участников о прогнозе синоптиков.

В день мероприятия

Нет воды/приборов/стаканов и др. на кофе-брейке 

Запастись своим. Сходить в магазин. Дублировать важные функции. 


Гости приехали в другое место 

Переправить людей: отправить автобус или переехать в то место, куда ошибочно всех пригласили. Заранее дублировать карту и везде писать точный адрес места проведения


Не работает техническая аппаратура: проектор, микрофон и другие важные вещи

Наличие специалиста по технике. Дополнительное оборудование. 


Маленький гардероб 

Использовать дополнительную комнату. Поставить помогать волонтера


Вы приходите на площадку, она закрыта

У вас должны быть контакты нескольких ответственных сотрудников. Отправить за несколько часов до вашего приезда человека. Переночевать на площадке. 


Залили канализацию

Переехать на другую площадку где нет проблем. С конференц-залом, где только одна уборная, не сотрудничать. 


В помещении душно или холодно 

Если жарко - выдать пульт кому-то из недовольных гостей. Выдавать веера. Открыть окна. Если холодно, подготовить пледы и чай. 



Нет навигации на площадке 

Нарисовать, поставить человека который будет направлять людей 


Неподготовленный конференц-зал 

Не пускать людей пока не подготовите площадку. Заранее отправить человека чтобы он посмотрел готовность.


Не накрыт кофе-брейк

Убедиться в готовности за 20 минут до перерыва. Не опускать на перерыв пока не подготовят.


Пропало электричество 

Должны быть готовы свечи, фонари, генераторы. В крайнем случае можно использовать фонарик на мобильных телефонах участников. 


Пришло слишком много людей

Найти стулья. Предупреждать что уже на мероприятии слишком много участников. 


Если пришло совсем мало участников

Перенести мероприятие в небольшой зал. Сделать круглый стол. Убрать пустые стулья. 


Украли в гардеробе дорогую одежду 

Закрывать гардероб. Назначить ответственного. Поставить камеру. По итогам хорошей работы обещать премию гардеробщику. 

Участники что-то разбили 

Должна быть страховка и договор с площадкой о компенсации. 


Драка на мероприятии 

Не использовать алкогольные напитки. Позаботиться об охране. Предвидеть конфликтные ситуации.


Испорченная еда 

За 4 часа проверить самому. Учитывать температуру хранения на событии. 


Спикер опаздывает

Заказывать такси самим. Поменять местами докладчиков. Пригласить запасного выступающего. 


Персонал грубит 

Попросить быть любезнее. Купить конфет. 


Нет переводчика для иностранного спикера

Использовать Google. Попросить в зале желающего переводить. Подготовить текстовый вариант выступления на нужном языке. 

 

Сложности после мероприятия

Ужасные фотографии с мероприятия

Подготовить специальную фотозону. Пригласить фотографа. Разбавлять профессиональными фотографиями ленты социальных сетях 


Плохие отзывы о событии
Делаем круто. Отвечаем сразу на претензии в социальных сетях. 

Плохие последствия после мероприятия
Позаботиться о судьбе гостя.

СМИ написали плохой отзыв

Дружить с журналистами. Задавить позитивными статьями. Комментировать что было все не так. 


Недовольные спонсоры и партнёры 

Предложите компенсацию или бонусы. Общаться больше во время мероприятия и решать все вопросы. 


Задержка с оплатой  участия

пускать на мероприятие по предоплате или по гарантийному письму. 


Все думают что организатор мероприятий не вы 

Брендировать мероприятие. Представлять организатора в начале и завершении мероприятия. Транслировать бренд организатора в СМИ, рассылках и социальных сетях.

 


Пропали все фотографии, видео и презентации события
устроить конкурс на лучшую фотографию среди участников. Заранее придумать хэштег и выдавать приз за лучшую фотографию. Все данные хранить в Облаке

Пропали баннеры, оборудование, списки гостей. 
Назначить ответственного заранее. Составить список вещей, которые должны уехать с вами.

Вывод:

нужно постичь организаторский дзен: признать, что в каждом событии есть один косяк. И когда он случается, радостно выдохнуть - ведь дальше все будет круто!


А то паника не решает срочных внезапных задач, да и зачем нам нервные срывы? Нужно беречь себя и предугадывать узкие места... по мере возможности, конечно ;)


Отличных мероприятий!

Записала для вас результаты мозгового штурма
консультирую и помогаю сделать мероприятия лучше

Получать полезные статьи и анонсы мероприятий каждую пятницу


Три кита любого мероприятия. Заметки Кипишолога

Что значит словосочетание: "хорошая организация мероприятия"?

Три кита любого события: расписание, навигация, регистрация (в том числе бейджи или другой опознавательный знак).


На каждой встрече Event-среды мы обсуждаем важные темы организации деловых событий. Здесь публикую главные мысли первой встречи ивенторов Екатеринбурга.
Яндекс.Метрика

Комментарии

Комментариев нет.

Написать комментарий