Организация мероприятий. Подготовка от и до

07.02.2016
На вашем мероприятии гостям и спикерам должно быть комфортно, иначе плохих отзывов не скрыть! Последствия плохой организации видны тут же: партнёры отказываются работать, гости не хотят платить за вход, а репутация может совсем погубить карьеру организатора.

В этой статье собраны главные моменты организации мероприятий. Ёмкие мысли и короткие видео обязательно уберегут вас от грубых ошибок при планировании мероприятия.

Представить событие заранее

Валентина Березина, комьюнити менеджер сервиса отзывов Flamp рассказывает, что делать,
когда всё пошло не так при подготовке мероприятия:

Представить событие заранее:

  • Какие будут гости 
  • Как будет выглядеть площадка 
  • Какие должны быть партнёры
  • Что должно быть готово
Перейти к заказу билетов

Кейс: слетела площадка за день до мероприятия поэтому всегда нужен план Б

Зачем переживать, ведь не изменится вообще ничего. Самый разумный способ просто воспринимать все накладки организации как задачи.


Никаких трагедий не существует – важно только решение ситуации, а нервы не помощники.

Залог успеха – четкие коммуникации

 4 минуты о работе с партнёрами до мероприятия:

Партнёры должны знать что делать на мероприятии. Идеальная организация, если вы заболели и не пришли, а событие всё равно прошло. Вы уже предусмотрели все заранее и мероприятие вполне может состояться без вас.


Нужно подготовить и выслать партнёрам заранее:

  • Карту 
  • Тайминг 
  • Активности 
  • Кто будет на событии

Как выбрать надёжных партнёров.


Рекомендации и отзывы – это здорово. Стоит прислушаться. Если хорошие отзывы, то и скорее всего партнёр достойный.


Личные ощущения. Негласное правило – если в первую встречу что-то пошло не так, то скорее всего в день мероприятия все начинает происходить в 10 раз хуже. Если вы не можете доверять до конца лучше оставить этого партнёра.


Как сделать мероприятие действительно полезным для партнёров и гостей:


Нужно понимать ценности людей – чего они в итоге хотят.

Что делать, если провал мероприятия очевиден:

Совет на все времена от Марины Сюткиной, опытного организатора крупных мероприятий:
Общаться лично и не бояться трудных переговоров на событии

Планирование бюджета на мероприятие

3 минуты о приоритетах:
Главные мысли про распределение финансов:
  • Можно организовать мероприятие без бюджета, если вы найдёте партнёров с одинаковыми целями. В.. 
  • Всегда есть такие вещи, которые не могут провалиться
  •  Составить список вещей, при которых мероприятие точно не состоится. И лучше за эти пункты заплатить или сделать с очень надёжными партнёрами
  • В плане бюджета нужно особенно четко расставлять приоритеты.
Вывод: важно заранее продумать все важные этапы. Составить план и не паниковать! И ваше мероприятие пройдёт на 5+


Отличных мероприятий!
Автор статьи
консультирую и помогаю сделать мероприятия лучше

Получать полезные статьи и анонсы мероприятий каждую пятницу


42 возможных проблемы при организации мероприятия
Задача организатора мероприятий предвидеть проблемы и решать их по мере поступления. Легко сказать, но что делать при отключении электричества или драке?

Как составить план мероприятий 
Даже если у вас нет никакого плана всегда говорите: "Всё идет по плану". 
Или это не для нас? ;)


Яндекс.Метрика

Комментарии

Комментариев нет.

Написать комментарий