ТОП-3 страха организатора мероприятий. Заметки Кипишолога

09.09.2016
Организация мероприятий не для слабонервных! Столько всего надо учесть и предвосхитить события, НО... всегда найдётся человек-редиска или не так сложатся звёзды и всё - пиши пропало. 

Поэтому нас начинает преследовать паранойя.

Страх № 1 - никто не придёт на мероприятие

Какой организатор не мечтает об аншлаге? Хочется полный зал и чтобы не было свободных мест. Колоссальная выручка. Все плачут от счастья.


Но часто бывает, что регистрации {если есть сайт} идут медленно или вообще не идут. А если нет регистраций, то вообще не понятно, кто собирается прийти. И обычно за неделю начинается тревога...


Пример из практики >>>
Наступает мероприятие. В зале 2 человека вместо 40. Спикер отказывается выступать, потому что он ожидал другого. Я успокаиваю, объясняю, что сейчас может ещё кто-нибудь подойдёт. "Программа совершенно не та!" -рвёт и мечет выступающий. Кое-как начинаем мероприятие. Что делать... Осадок остаётся навсегда 

Страх № 2 - отвалится площадка для события

Перейти к заказу билетов

Место проведения, особенно крупного события - дело тонкое. Схема, точный расчёт, скрупулёзный выбор. Но вот происходит ОНО САМОЕ, непредвиденное, и можно тушить свет. Кажется, всё пропало.


Пример из практики >>>
Договорилась с площадкой для крупной конференции и за месяц оказывается, что от власти пришёл заказ на эти даты и деваться некуда. Как назло, не было никаких особенных документов, а у нас докладчики и спонсоры из разных городов. Общалась, просила, выходила на людей. Удалось отстоять.


Приняла к сведению и стала просить документы.


Теперь бронирую заранее и вношу предоплату, чтобы без всяких сбоев ... и площадку продают другому владельцу. Месяц телефон не отвечает, а ведь нельзя же остановить подготовку! В итоге всё проходит хорошо, но кто бы знал, сколько времени терзали сомнения "состоится ли и что делать, если вдруг всё сорвётся"

Страх № 3 - забыть что-то важно при подготовке мероприятия

Для меня это вообще классика жанра. Перепроверить всё по 20 раз и всё-равно жить с ощущением недовыполненных дел. Подробный план и чек-лист не помогает - предчувствие всегда со мной :D


Пример из практики >>>
Перед первой конференцией я не могла спать несколько ночей. В итоге на мероприятии бегала туда-сюда, постоянно теряя вещи.


Когда количество спонсоров перевалило за несколько штук, стала забывать, что кому пообещала. Решение было найдено - фиксировать в едином документе все-все нюансы и носить с собой, чтобы в момент выяснения не извиняться, а чётко перечислять достигнутые пункты.


Ещё крайне важный пункт - передать все оригиналы документов на мероприятии спонсоров. И всегда это волшебный пакет оказывается в разных местах, потому что у многих в команде мания приборки. Как-то раз я его нашла ... в мусорке :))) После этого пишу крупными буквами "Не трогать. Вера Бойко". И устрашающий смайлик. Но не помогает :((


Через несколько лет практики у меня ещё появился дар предвидения ситуации. Вот знаю, что будет опять системный провал, но сделать ничего не могу. И когда это всё повторяется по кругу, только и остаётся увольняться или менять систему.


А какие ещё страхи есть у вас?

Автор статьи
Вера Бойко, Кипишолог
консультирую и помогаю сделать мероприятия лучше

42 возможных проблемы при организации мероприятия
Задача организатора мероприятий предвидеть проблемы и решать их по мере поступления. Легко сказать, но что делать при отключении электричества или драке?

В статье множество внезапных ситуаций и варианты предовратить неприятные последствия. Рекомендую прочитать статью всем, кто хочет получать отличные отзывы о своих событиях!
--------------------------------------
Организация мероприятия: фэйлы в работе. Заметки Кипишолога
✔ Не заплатил спонсор
✔ Выпрашивала 10 раз оплату своей работы
✔ "Это не так - девочка вам не правильно сказала"
и другие неприятности организации мероприятий.
-----------------------------------
Cбор базы для мероприятий. Заметки Кипишолога
База лишней не бывает! Как легко собирать потенциальных учатсников читайте в этой заметке
Яндекс.Метрика

Комментарии

Комментариев нет.

Написать комментарий